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Concessions, ateliers et carrosseries

Un système téléphonique de concession où les ventes ne bloquent jamais le service.

Trois entreprises partagent un même toit et un même numéro. Les acheteurs joignent un vendeur, le service joint l’allée d’accueil, les pièces joignent le comptoir, et vous voyez quelle publicité a produit l’appel.

Planifier le flux d’appels de la concession Parler à un spécialiste

Une concession ou un atelier a besoin d’un système téléphonique infonuagique avec un menu par service où ventes, service et pièces gardent leurs propres heures et leur personnel, où les appels de vente sonnent les vendeurs en rotation avec capture du numéro, où les appels de service sont mis en file avec offre de rappel pendant la pointe du matin, où le statut du véhicule part par texto et où chaque numéro publicitaire rapporte ses appels. 3CTel planifie les trois services avec vos gestionnaires, teste sur un numéro temporaire et transfère le numéro principal au basculement.

Défis de communication typiques.

Un numéro, trois entreprises différentes

Ventes, service et pièces ont des heures, un personnel et une urgence différents, mais tous les appelants arrivent au même endroit et sont transférés deux fois.

La prise de rendez-vous mange la matinée

Entre 7 h et 9 h, les conseillers sont dans l’allée avec des clients pendant que le téléphone sonne sans réponse et que les rendez-vous vont à l’atelier voisin.

« Mon véhicule est-il prêt? » tout l’après-midi

Les clients appellent pour un suivi que le conseiller ne peut donner pendant qu’il est avec quelqu’un d’autre, alors le même client appelle trois fois.

Personne ne sait quelle publicité fonctionne

La radio, le site du constructeur, une place de marché et une circulaire pointent tous vers un seul numéro : le budget publicitaire devient une supposition déguisée en décision.

Flux d’appels recommandé.

Un flux de concession traite ventes, service et pièces comme des services distincts, avec leurs propres heures et leur propre couverture.

  1. Menu de services avec heures par service

    Ventes, service, pièces et comptabilité répondent selon leur propre horaire : un appel au service le samedi entend les heures du service plutôt qu’un message de fermeture générique.

  2. Routage des occasions de vente

    Les appels de vente sonnent en rotation chez les vendeurs sur le plancher avec un directeur en filet de sécurité, et le numéro de l’appelant est consigné, réponse ou non.

  3. Couverture et réservation à l’allée du service

    Pendant la pointe du matin, les appels font la file avec offre de rappel, et la réceptionniste IA peut recueillir les détails ou proposer des plages de rendez-vous.

  4. Suivis par texto plutôt que par téléphone

    Les conseillers textent le client quand le véhicule est prêt ou qu’une estimation doit être approuvée, et les réponses arrivent dans un fil visible par toute l’équipe de service.

  5. Appel général et combinés sans fil

    Vendeurs et techniciens portent des combinés sans fil, et l’appel général couvre le terrain, l’atelier et le poste de lavage.

Exemple : une concession franchisée avec atelier de service.

Routage illustratif pour un établissement avec plancher de vente, six conseillers au service, un comptoir de pièces et plusieurs canaux publicitaires.

Exemple de flux d’acheminement
SituationAcheminement
L’appelant fait le 1 (ventes), heures de la salle d’expositionRotation des vendeurs sur le plancher → directeur des ventes en relève → numéro consigné comme occasion dans tous les cas
L’appelant fait le 2 (service), pointe de 7 h à 9 hFile du service avec position → offre de rappel → la réceptionniste IA prend les détails si la file est longue
L’appelant fait le 3 (pièces)Combinés du comptoir des pièces → combiné sans fil de l’arrière-boutique → messagerie par courriel si les deux sont occupés
Les travaux sur le véhicule sont terminésLe conseiller envoie « votre véhicule est prêt » par SMS depuis le numéro de la concession, avec les heures de récupération
Appel reçu sur le numéro de la campagne radioMême routage de vente, associé à cette campagne dans les rapports pour comparer les dépenses
Hors heures, fin de semaine ou samedi ventes seulementMessage propre au service → rendez-vous pris par la réceptionniste IA pour le prochain jour ouvrable

Exemple illustratif — pas de données réelles

Groupes de concessionnaires à plusieurs points de vente.

Un groupe peut faire fonctionner tous ses établissements sur un seul système pendant que chacun garde son numéro et ses services.

  • Un numéro publié par établissement, chacun avec ses heures de ventes, de service et de pièces
  • Composition par poste entre établissements pour la localisation de pièces et les échanges de véhicules
  • Un centre d’affaires de groupe qui répond au débordement de n’importe quel établissement quand un service est submergé
  • Des rapports par établissement et par service sur les appels répondus, manqués et abandonnés

Agents IA

Là où les agents IA font le travail.

Réservation au service pendant que les conseillers sont à l’accueil

Entre 7 h et 9 h, la réceptionniste IA propose les plages disponibles, note le véhicule, le kilométrage et le problème, puis réserve le rendez-vous ou crée une demande que le conseiller confirme — aucun appelant n’est perdu au profit de l’atelier voisin.

Trier ventes, service et pièces

La réceptionniste IA pose une seule question, puis dirige une demande de véhicule neuf vers la rotation des ventes, une question de réparation vers le service et un numéro de pièce vers le comptoir, sans double transfert.

Prospects de vente et messages hors heures

Quand la salle de montre est fermée, la réceptionniste IA note le nom, le véhicule d’intérêt et une heure de rappel, puis les livre dans la boîte du directeur des ventes avant la réunion du lendemain matin.

Rendez-vous au service et essais routiers par texto

L’agent IA de clavardage et de messagerie répond aux demandes du site Web et par SMS, note le véhicule, le kilométrage et le problème, puis réserve un rendez-vous au service ou un essai routier dans le calendrier du bon service. Le prix reste au conseiller ou au vendeur, et aucun numéro de carte n’est recueilli.

Mise à jour du DMS et du CRM après chaque appel

Après un appel, un flux de travail IA met à jour le client dans votre système de gestion de concession (DMS) ou CRM, consigne un résumé, ouvre une note d’ordre de réparation ou un prospect avec date de suivi et rédige le texto. Chaque tâche est automatique, en un clic ou en suggestion, et journalisée.

Doter la ligne du service et repérer les clients mécontents

L’optimisation des communications par IA analyse la pointe du matin au service et le rythme du samedi aux ventes, puis recommande combien de conseillers prennent les appels chaque heure et le seuil de rappel, pour approbation par le directeur. L’intelligence conversationnelle signale les appels mentionnant une réparation répétée, un litige de garantie ou une plainte.

Tout ce que l’IA fait chez 3CTel

Produits et fonctions pertinents.

Téléphonie d’affaires

Des appels fiables et un routage que votre équipe utilisera vraiment.

En savoir plus: Téléphonie d’affaires

SMS d’affaires

Textez depuis le numéro que vos clients appellent déjà — en équipe, pas d’un cellulaire personnel.

En savoir plus: SMS d’affaires

Réceptionniste IA

Répond, comprend et réserve — en français et en anglais.

En savoir plus: Réceptionniste IA

Analytique d’appels

Voyez ce que fait vraiment votre trafic téléphonique — et dotez-vous en conséquence.

En savoir plus: Analytique d’appels

Numéros d’affaires

Numéros locaux, sans frais et de campagne, tous dans un même système.

En savoir plus: Numéros d’affaires

Considérations de sécurité et de confidentialité.

Les appels de vente et de service contiennent des noms, des détails de véhicules et parfois des renseignements de paiement. 3CTel configure les pratiques d’enregistrement et d’accès avec vous plutôt que de laisser les réglages par défaut.

Centre de confiance

  • L’enregistrement des lignes de vente à des fins de coaching se décide par service, avec une conservation fixée avec vous et une écoute réservée aux directeurs des ventes et du service que vous nommez.
  • L’enregistrement est mis en pause pendant qu’un client fournit ses coordonnées de carte de crédit pour un dépôt ou une facture, et les appelants sont informés lorsque l’enregistrement est actif.
  • Chaque directeur de service ne voit que les journaux et la messagerie de son service; le concessionnaire ou le contrôleur détient le rôle d’administration.
  • L’adresse de service 9-1-1 enregistrée est confirmée pour la salle de montre, l’atelier, la carrosserie et tout terrain satellite ayant ses propres combinés.

Compatible avec vos outils actuels.

Les intégrations à la GRC concessionnaire et à la planification du service sont définies pendant la planification, selon les systèmes du groupe.

  • Fiche client à l’écran et composition en un clic depuis la GRC concessionnaire lorsqu’une intégration est offerte
  • Réservation liée au calendrier pour que la réceptionniste IA propose de vraies plages de rendez-vous au service
  • Numéros suivis par campagne, avec le détail des appels rattaché au canal qui les a générés
  • SMS sortants pour l’approbation des estimations, les avis de véhicule prêt et les suivis de rappel du constructeur, depuis le numéro de la concession

Processus de mise en œuvre.

  1. Cartographie des services et des heures

    Nous consignons les heures réelles, le personnel et les périodes de pointe de chaque service, y compris le samedi qui diffère du reste de la semaine.

  2. Numéros, numéros suivis et transfert

    Le numéro principal est transféré à une date prévue pendant que les lignes actuelles fonctionnent, et nous ajoutons des numéros suivis distincts par canal publicitaire.

  3. Combinés, appel général et couverture de l’atelier

    Téléphones de bureau pour les conseillers, combinés sans fil pour le plancher et l’atelier, et un appel général audible malgré les compresseurs et le lavage.

  4. Connecter les agents IA et vos systèmes

    Nous relions les calendriers des services et votre système de gestion de concession ou CRM, convenons des tâches automatiques et de celles à approuver en un clic, puis testons la réceptionniste IA et l’agent de clavardage au service avant les ventes et les pièces.

  5. Mise en service et revue du premier mois

    Nous démarrons une journée de semaine plus calme, puis revoyons le premier mois de statistiques — appels manqués par service et par heure — pour réajuster les files.

Étude de cas

Étude de cas

Une étude de cas pour ce secteur sera publiée ici une fois révisée et approuvée par le client. Aucune n’est en ligne pour l’instant.

Questions courantes, réponses directes.

Le système téléphonique d’une concession peut-il indiquer quelle publicité a généré un appel?

Oui. Chaque campagne — radio, site du constructeur, place de marché en ligne, circulaire — reçoit son propre numéro local ou sans frais qui aboutit au même flux de vente. L’analytique d’appels rapporte les appels offerts, répondus et manqués par numéro, pour que la direction voie quelle source a produit des conversations plutôt que de deviner. 3CTel attribue les numéros de suivi à la configuration.

Comment les conseillers au service cessent-ils de répondre aux appels « mon auto est-elle prête »?

En envoyant la mise à jour avant que le client appelle. Les conseillers textent depuis le numéro de la concession quand un véhicule est prêt ou qu’une estimation attend une approbation, et les réponses tombent dans un fil visible par toute l’équipe. La question de statut cesse d’arriver par téléphone, et le conseiller reste avec le client à l’accueil au lieu de prendre le même appel trois fois.

Ventes, service et pièces peuvent-ils avoir des heures différentes sur le même numéro?

Oui. Le menu vérifie l’horaire de chaque service séparément. Un appelant du samedi qui choisit le service entend les heures du service et la réceptionniste IA peut réserver un rendez-vous lundi, tandis qu’un appelant qui choisit les ventes joint les vendeurs en poste ce jour-là. Les pièces peuvent fermer plus tôt sans toucher aux deux autres. Chaque horaire se modifie d’un seul écran d’administration.

En savoir plus

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Questions fréquentes.

Oui. Chaque service a son horaire, son message et sa règle hors heures : un samedi ventes seulement dirige les appelants du service vers un chemin de réservation plutôt qu’un message de fermeture.

Planifiez un flux d’appels adapté à trois services sous un même toit.

Dites-nous comment travaillent vos équipes de ventes, de service et de pièces et nous recommanderons une configuration de concession.

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