Réceptionniste IA
Elle accueille l’appelant, comprend sa demande, réserve dans votre calendrier, transfère les appels urgents à une personne et vous laisse une transcription écrite du reste.
La Réceptionniste IA 3CTel est un service de réponse téléphonique par intelligence artificielle pour les entreprises canadiennes. Elle répond aux appels que votre équipe ne peut pas prendre, comprend ce que veut l’appelant, réserve des rendez-vous, prend des messages avec transcription et résumé, et transfère les appels urgents ou complexes à une personne. Elle fonctionne en français et en anglais sur le même numéro, suit les règles que vous approuvez et est configurée avec vous avant la mise en service.
Quand toutes les lignes sont occupées, que le bureau est fermé ou que la réception s’absente, l’appel est tout de même répondu, compris et consigné plutôt que renvoyé à une boîte vocale.
L’IA vérifie les disponibilités dans un calendrier connecté et confirme une plage pendant que l’appelant est encore en ligne — fini les allers-retours le lendemain matin.
Heures, adresse, tarifs, état d’une commande et « acceptez-vous de nouveaux clients » sont traités en amont, pour que le personnel prenne les appels qui le requièrent vraiment.
Chaque appel traité par l’IA produit une transcription et un résumé : vous pouvez revoir la formulation, repérer la demande manquée et ajuster le flux avec des faits.
L’appelant parle normalement au lieu d’appuyer sur des touches. L’IA reconnaît ce qu’il veut — réserver, du soutien, la facturation, une personne par son nom — et agit.
Elle propose de vraies plages libres, réserve, déplace et envoie une confirmation, selon les règles de disponibilité et les tampons que vous définissez.
Demandez le type de service, la région, l’échéance ou la fourchette de budget, puis dirigez les appelants qualifiés vers les ventes et les autres vers une liste de suivi.
Transfert vers une personne, un service ou une file selon vos conditions : un mot-clé, un client nommé, ou simplement l’appelant qui demande un humain.
Chaque message arrive avec l’enregistrement, la transcription complète et un court résumé, livré par courriel ou dans la boîte partagée.
L’IA répond dans la langue de l’appelant et peut offrir un choix de langue dès l’accueil pour les marchés bilingues.
Vous rédigez l’accueil, les réponses permises, les questions obligatoires et les sujets à confier à une personne. Modifiable en tout temps depuis le portail.
Faites fonctionner l’IA toute la journée, uniquement hors heures, seulement quand une file dépasse une attente donnée, ou seulement les jours fériés et fermetures hâtives.
Les soirs et les fins de semaine sont répondus, réservés et résumés, avec renvoi au téléphone de garde pour les vraies urgences.
Les appels qui attendent au-delà d’un seuil se voient offrir l’IA plutôt que la musique d’attente, ce qui garde la file courte pendant la pointe du matin.
Cliniques, salons, métiers et studios laissent les appelants réserver, déplacer et confirmer sans mobiliser un employé.
Les nouvelles demandes sont qualifiées avec vos questions et dirigées vers le bon représentant, transcription jointe pour le contexte.
Une réceptionniste IA vaut ce que valent ses règles : la mise en place commence donc par ce qu’elle doit dire et là où elle doit s’arrêter.
Nous convenons de ce que l’IA traite, de ce qu’elle doit transférer immédiatement et de ce qu’elle ne doit jamais tenter de répondre seule.
Heures, services, emplacements, questions fréquentes et formulation exacte de l’accueil, en français et en anglais si vous desservez les deux.
Disponibilités, cibles de transfert et livraison des messages sont configurées, avec les déclencheurs d’escalade souhaités par votre équipe.
On la déploie d’abord sur une partie des appels — hors heures ou débordement — puis on révise les transcriptions ensemble et on ajuste avant d’élargir son rôle.
Mises à jour
La Réceptionniste IA prend les appels en débordement dans les deux langues, répond aux questions courantes à partir d'un script approuvé et réserve les rendez-vous de révision dans l'agenda de chaque associé. Les questions sur un dossier précis sont consignées avec transcription, et l'appelant se voit offrir une plage de rappel avec son comptable.
La Réceptionniste IA répond maintenant quand les deux réceptions sont occupées, réserve nettoyages et examens directement dans l'agenda de la clinique et met les demandes de nouveaux patients en attente d'une approbation en un clic par la gestionnaire. Toute personne qui demande un humain est transférée à la prochaine réception libre.
Toutes les mises à jour De nouvelles entrées paraissent les lundis, mercredis et vendredis.
Elle accueille l’appelant, écoute ce dont il a besoin et agit dans les limites que vous avez fixées. Elle peut répondre aux questions approuvées sur les heures, l’adresse et les services, réserver ou déplacer un rendez-vous, prendre un message avec les coordonnées de l’appelant, et transférer à une personne ou à une file lorsqu’un déclencheur, comme un mot-clé d’urgence ou une demande de parler à quelqu’un, est atteint. Chaque appel produit une transcription.
Quand les appels arrivent hors des heures couvertes, quand le volume dépasse ce que la réception peut absorber, ou quand la réceptionniste s’absente et que les appels tombent dans la messagerie. L’IA prend le débordement et les heures creuses pendant que le personnel traite le reste, et elle peut se placer derrière une file pour servir l’appelant après une attente donnée. Elle complète une équipe plutôt que de remplacer chaque échange humain.
Vous définissez les déclencheurs d’escalade : demande de parler à quelqu’un, mots-clés précis, clients nommés ou appels répétés dans un court intervalle. Quand l’un d’eux survient, l’appel est transféré au poste, au groupe de sonnerie ou au numéro de garde choisi, avec un résumé de la conversation en cours. Si personne n’est disponible, l’IA prend un message et envoie la transcription.
En savoir plus
Les intégrations sont définies pendant la planification selon vos systèmes; la disponibilité est confirmée avant l’activation.
Des appels fiables et un routage que votre équipe utilisera vraiment.
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C’est votre choix, et nous recommandons de le dire clairement dès l’accueil. Les appelants acceptent beaucoup mieux une IA quand on leur dit ce que c’est et comment joindre une personne.
Elle bascule vers le chemin que vous avez défini — généralement un transfert vers une personne ou une file, ou la prise d’un message avec transcription. Vous décidez du nombre de tentatives avant le transfert.
Oui. Demander une personne est un déclencheur d’escalade standard, et vous pouvez en ajouter : clients nommés, mots-clés comme « urgence », ou appels répétés dans un court intervalle.
Oui. L’IA répond en français ou en anglais sur le même numéro, et vous approuvez la formulation française de l’accueil, des questions et des confirmations avant la mise en service.
Lorsqu’une intégration de calendrier est offerte, oui : elle réserve selon les disponibilités réelles, vos tampons et vos types de rendez-vous. Sinon, elle recueille la demande et l’achemine à votre équipe.
Chaque appel traité par l’IA produit une transcription et un résumé que vous pouvez consulter, chercher et utiliser pour affiner le script. Les réglages d’enregistrement et de conservation sont établis avec vous.
Donnez-nous vos heures, vos services et vos règles d’escalade, et nous rédigerons le flux et l’accueil pour votre approbation.
